Máy photocopy bị kẹt giấy liên tục: nguyên nhân và cách xử lý

Trả lời nhanh: Máy photocopy bị kẹt giấy thường do giấy kém chất lượng, linh kiện (lô sấy, cò, bánh xe) bị mòn, hoặc dị vật như ghim bấm lẫn trong giấy. Cách xử lý: xác định đúng vị trí kẹt theo chỉ dẫn trên màn hình, lấy hết giấy kẹt ra (tránh chạm cụm sấy nóng và dây belt), rồi đóng chặt lại các nắp. Nếu kẹt liên tục dù đã xử lý đúng cách, khả năng cao là do linh kiện mòn cần kỹ thuật viên kiểm tra và thay thế.

Kẹt giấy là lỗi vặt nhưng gây khó chịu bậc nhất khi dùng máy photocopy đa chức năng — vừa làm gián đoạn công việc, vừa có nguy cơ hỏng thêm linh kiện bên trong nếu xử lý sai cách. Bài viết dưới đây tổng hợp các nguyên nhân thường gặp và hướng dẫn từng bước để tự xử lý kẹt giấy an toàn tại chỗ trước khi cần gọi kỹ thuật viên.

Một số nguyên nhân gây kẹt giấy ở máy photocopy

Kẹt giấy có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, phổ biến nhất gồm:

• Chất lượng giấy không đạt: giấy quá mỏng, quá dày hoặc bề mặt không phẳng đều dễ khiến trục cuốn giấy bắt không đều, gây kẹt. Nên dùng giấy đúng định lượng khuyến nghị của máy.
• Linh kiện bị mòn theo thời gian: lô sấy, cò tách giấy, bánh xe cuốn giấy sau thời gian dài sử dụng có thể mòn hoặc chai bề mặt, giảm khả năng bắt giấy. Cần kiểm tra định kỳ để thay thế kịp thời.
• Vật lạ lẫn trong giấy: ghim bấm, kẹp giấy hoặc mảnh giấy vụn còn sót trong bản gốc có thể lọt vào trong máy và gây kẹt. Nên kiểm tra kỹ bản gốc trước khi đưa vào máy.

Đây cũng là những nguyên nhân kẹt giấy phổ biến ở hầu hết thiết bị in văn phòng nói chung, không riêng máy photocopy — đặc biệt dễ xảy ra hơn nếu máy dùng liên tục cường độ cao mà không được bảo trì định kỳ.

Hướng dẫn cách sửa máy photocopy bị kẹt giấy

Sau khi xác định được nguyên nhân, bạn có thể tự xử lý theo các bước dưới đây tuỳ vị trí giấy đang kẹt:

Xác định vị trí kẹt giấy

Khi giấy bị kẹt, máy sẽ dừng thao tác sao chép và báo lỗi kèm chỉ dẫn vị trí kẹt ngay trên bảng điều khiển cảm ứng. Việc đầu tiên cần làm là lấy hết toàn bộ giấy kẹt ra khỏi máy — nếu bỏ sót, phần giấy còn kẹt lại rất dễ bị rách và mắc kẹt sâu hơn, khiến máy tiếp tục báo lỗi dù bạn đã thao tác xong.

Hãy làm theo đúng chỉ dẫn hiển thị trên màn hình để xác định chính xác vị trí giấy kẹt. Khi thao tác gỡ giấy, lưu ý 2 điểm an toàn quan trọng:

• Không chạm tay vào cụm sấy (nhiệt áp) hoặc các bộ phận kim loại xung quanh — đây là khu vực có nhiệt độ cao, dễ gây bỏng.
• Tránh chạm vào dây belt (băng chuyền) bên trong máy — chạm vào có thể làm hỏng belt hoặc ảnh hưởng chất lượng bản in sau này.

Hướng dẫn lấy giấy kẹt ở mặt dưới nắp DF

Với giấy kẹt ở mặt dưới nắp DF (Duplex Feeder — bộ nạp bản gốc 2 mặt), thực hiện theo thứ tự:

1. Mở nắp đậy của máy, tìm đến vị trí nắp chứa bản gốc đang bị kẹt.
2. Dùng tay kéo nhẹ ô đánh dấu màu xanh để mở nắp trên — đây là vị trí máy chỉ định để thao tác an toàn.
3. Nhẹ nhàng lấy bản gốc bị kẹt ra ngoài. Bảng điều khiển sẽ hiển thị đúng vị trí cần mở để bạn dễ thao tác.
4. Đóng chặt nắp trên lại sau khi đã lấy hết giấy kẹt.

Lưu ý: thao tác mở/đóng nắp cụ thể có thể khác nhau tuỳ dòng máy, nên ưu tiên làm theo đúng hướng dẫn hiển thị trên màn hình cảm ứng của máy bạn đang dùng.

Hướng dẫn lấy giấy kẹt ở mặt trên nắp DF

Trường hợp giấy kẹt ở mặt trên nắp DF, thực hiện theo thứ tự:

1. Nâng cần gạt và mở nắp trên của máy.
2. Xác định đúng vị trí tờ giấy đang kẹt. Nếu lấy được bằng tay thì gỡ trực tiếp; nếu giấy đã bị đẩy sâu vào trong, tìm các điểm đánh dấu màu xanh trên máy — đó là những vị trí được thiết kế để kéo hoặc xoay, giúp lấy giấy ra trọn vẹn mà không để sót mảnh nào bên trong.
3. Đóng nắp trên về đúng vị trí ban đầu rồi tiếp tục thao tác sao chép.

Quy trình mở/đóng nắp trên cũng có thể thay đổi đôi chút tuỳ theo model máy cụ thể.

Hướng dẫn lấy giấy kẹt lúc đang chạy ra

Trường hợp này thường xảy ra khi giấy đang được cuốn ra trong lúc in/sao chép mà gặp giấy quá mỏng, quá dày hoặc còn dính ghim bấm. Cách xử lý:

1. Mở khay giấy ở bên hông hoặc bên phải máy theo đúng vị trí máy chỉ dẫn trên màn hình.
2. Nhẹ nhàng lấy tờ giấy kẹt ra, tránh chạm vào các linh kiện bên trong vì có thể đang ở nhiệt độ cao — nên đọc kỹ các cảnh báo in trên chính các bộ phận bên trong máy trước khi thao tác.
3. Đóng chặt lại toàn bộ các nắp bên hông. Nếu máy vẫn báo lỗi kẹt giấy sau khi đóng nắp, kiểm tra lại xem còn sót mảnh giấy nào bên trong hoặc nắp đã được đóng khít chưa.

Nếu đã thử các bước trên mà máy vẫn liên tục báo kẹt giấy, khả năng cao là do linh kiện bên trong đã mòn (lô sấy, trục cuốn) cần được kiểm tra và thay thế bởi kỹ thuật viên — tự tháo sâu vào máy khi chưa có kinh nghiệm dễ gây hỏng thêm bộ phận khác. Hùng Mạnh Computer nhận sửa chữa và bảo trì máy photocopy tận nơi, kiểm tra và báo giá cụ thể trước khi sửa.

Bài viết/dịch vụ liên quan:

• Dịch vụ sửa chữa – bảo trì máy in, máy photo
• Dịch vụ nạp mực máy photocopy