Mục lục
- IT thuê ngoài khác tuyển nhân viên IT riêng ở điểm nào?
- So sánh chi phí: lương nhân viên IT riêng và dịch vụ IT thuê ngoài
- Vấn đề “gián đoạn” khi nhân viên IT nghỉ việc, nghỉ phép
- Hỗ trợ từ xa có an toàn không?
- Khi nào nên thuê IT ngoài, khi nào nên tuyển nhân viên riêng?
- Các bước chuyển đổi sang IT thuê ngoài
- Câu hỏi thường gặp
Trả lời nhanh: Với văn phòng dưới 50 máy tính, IT thuê ngoài thường là lựa chọn tiết kiệm hơn so với tuyển một nhân viên IT riêng, vì chi phí tính theo số máy cố định mỗi tháng, không phát sinh lương cứng, bảo hiểm, hay khoảng trống khi nhân viên nghỉ việc. Doanh nghiệp có hệ thống phức tạp, cần người ngồi tại văn phòng toàn thời gian mới nên cân nhắc tuyển riêng.
IT thuê ngoài khác tuyển nhân viên IT riêng ở điểm nào?
Tuyển một nhân viên IT riêng nghĩa là công ty có người ngồi cố định tại văn phòng, xử lý mọi việc từ sửa máy in kẹt giấy đến cài lại Windows. Ngược lại, IT thuê ngoài (hay dịch vụ IT trọn gói) là ký hợp đồng với một đơn vị bên ngoài, họ cử kỹ thuật viên hỗ trợ từ xa hoặc tới tận nơi khi có sự cố, đồng thời giám sát hệ thống định kỳ dù không có mặt thường trực.
Khác biệt lớn nhất nằm ở cách tính chi phí: nhân viên riêng trả lương cố định theo tháng dù việc nhiều hay ít; dịch vụ IT thuê ngoài tính theo số máy đang dùng, công ty chỉ trả cho đúng quy mô hệ thống thực tế.
So sánh chi phí: lương nhân viên IT riêng và dịch vụ IT thuê ngoài
Lương một nhân viên IT toàn thời gian ở TP.HCM thường không dưới vài triệu đồng mỗi tháng, chưa kể bảo hiểm xã hội, máy móc, phần mềm phải trang bị riêng cho người đó. Trong khi đó, dịch vụ IT cho doanh nghiệp của Hùng Mạnh Computer tính theo số máy mỗi tháng (chưa VAT):
- Gói Cơ bản từ 70.000đ/máy (5-10 máy: 90.000đ; 11-20 máy: 80.000đ; 21-50 máy: 70.000đ; tối thiểu 450.000đ/tháng) – phản hồi sự cố khẩn cấp trong 2 giờ, bảo trì 1 lần/6 tháng.
- Gói Tiêu chuẩn từ 105.000đ/máy (140.000/120.000/105.000đ theo số máy; tối thiểu 700.000đ/tháng) – phản hồi trong 1 giờ, bảo trì mỗi quý, có giám sát mạng giờ hành chính và backup định kỳ.
- Gói Cao cấp từ 150.000đ/máy (190.000/170.000/150.000đ theo số máy; tối thiểu 950.000đ/tháng) – phản hồi trong 30 phút, bảo trì mỗi tháng, giám sát 24/7, hỗ trợ khẩn cấp ngoài giờ.
Văn phòng trên 50 máy sẽ được khảo sát và báo giá riêng. Ở mọi gói, hỗ trợ từ xa không giới hạn số lần, và trước khi ký hợp đồng đều có khảo sát hệ thống miễn phí để biết chi phí thực tế trước khi quyết định.
Vấn đề “gián đoạn” khi nhân viên IT nghỉ việc, nghỉ phép
Rủi ro lớn nhất khi chỉ có một nhân viên IT riêng là khoảng trống lúc người đó nghỉ phép, nghỉ việc hoặc ốm – cả văn phòng không có ai xử lý sự cố trong những ngày đó, và còn mất thêm thời gian tuyển, đào tạo người mới nếu nhân viên nghỉ hẳn. Với dịch vụ IT thuê ngoài, đơn vị cung cấp dịch vụ luôn có đội kỹ thuật thay thế nhau, nên không phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất.
Hỗ trợ từ xa có an toàn không?
Đây là lo ngại phổ biến khi giao máy tính công ty cho một đơn vị ngoài xử lý. Thực tế, mỗi lần kỹ thuật viên kết nối điều khiển máy từ xa đều được ghi lại nhật ký kết nối, nên công ty có thể xem lại ai đã truy cập, vào lúc nào. Với khách đã ký hợp đồng, Hùng Mạnh Computer còn cấp một hệ thống hỗ trợ riêng để tạo ticket báo sự cố, theo dõi tiến độ xử lý và nhận email ngay khi IT phản hồi, thay vì chỉ gọi điện rồi chờ.
Khi nào nên thuê IT ngoài, khi nào nên tuyển nhân viên riêng?
Văn phòng dưới 50 máy, không có hệ thống máy chủ phức tạp, chỉ cần người xử lý sự cố, bảo trì định kỳ và backup dữ liệu – đây là trường hợp phù hợp để chọn dịch vụ IT doanh nghiệp thuê ngoài. Ngược lại, doanh nghiệp vận hành hệ thống lớn, cần người có mặt toàn thời gian để giám sát trực tiếp mới nên cân nhắc tuyển một hoặc vài nhân viên IT riêng.
Nhiều văn phòng cũng chọn cách kết hợp: giữ một nhân viên kiêm nhiệm IT, đồng thời ký thêm dịch vụ IT thuê ngoài để có người hỗ trợ ngay khi nhân viên đó vắng mặt hoặc gặp sự cố ngoài khả năng xử lý.
Các bước chuyển đổi sang IT thuê ngoài
- Khảo sát hệ thống máy tính hiện tại của văn phòng (miễn phí, không ràng buộc).
- Chọn gói IT trọn gói hàng tháng phù hợp với số máy và yêu cầu phản hồi sự cố.
- Ký hợp đồng, bàn giao quy trình báo sự cố và thông tin hệ thống cho đội kỹ thuật.
- Theo dõi tiến độ xử lý qua hệ thống ticket riêng, nhận báo cáo bảo trì hằng tháng.
Nếu văn phòng chưa cần hợp đồng dài hạn, có thể dùng trước hỗ trợ IT theo lần (250.000đ/lượt tận nơi, 200.000đ/giờ công kỹ thuật, ngoài giờ tính x1,5, ngày lễ/Tết x2) để thử trước khi quyết định ký hợp đồng trọn gói.
Hùng Mạnh Computer cũng từng chia sẻ chi tiết về IT helpdesk là gì và khi nào doanh nghiệp nhỏ nên thuê – nếu văn phòng mới bắt đầu tìm hiểu, có thể đọc thêm bài đó trước khi so sánh chi phí ở trên.
Anh/chị đang cân nhắc giữa tuyển nhân viên IT riêng hay thuê dịch vụ ngoài có thể để lại thông tin để Hùng Mạnh Computer khảo sát hệ thống và báo giá miễn phí theo đúng số máy thực tế của văn phòng. Xem bảng giá chi tiết tại trang bảng giá hoặc tìm hiểu thêm tại dịch vụ IT doanh nghiệp. Hotline tư vấn: 0938.830.358.